Formation Gérer et organiser de gros volumes d’information

Le rapport à l’information a beaucoup changé ces dernières années : l’efficacité revient à savoir trier, partager l’information et travailler avec les autres. Comment identifier et comprendre rapidement l’information importante ? Quels sont les outils, méthodes et stratégies pour mieux faire face aux flux croissants d’informations ? Comment optimiser votre rôle d’interface communicante et vos compétences pour gagner du temps ? La formation apporte des méthodes et outils pour traiter, partager et diffuser en situation professionnelle l’information adaptée aux destinataires, mais aussi apprendre à la restituer efficacement et lutter contre la surcharge d’informations dans l’entreprise.
Objectifs pédagogiques

Compétences

  • Faire évoluer son organisation dans un contexte de changements et se placer dans un processus d’amélioration continue dans son fonctionnement.
  • Intégrer des stratégies de traitement de l’information pour renforcer son efficacité à la multiplicité des outils et canaux de communication.
  • Développer sa flexibilité relationnelle, son influence positive et renforcer le mode coopératif.
  • Gérer son stress et ses émotions pour travailler efficacement dans un contexte apaisé.

Public

  • Toute personne amenée à gérer un volume important d’information et désireuse d’améliorer son efficacité au quotidien

Prérequis

  • Les participants sont invités à préparer des situations concrètes afin d’améliorer ou d’établir leur propre système de traitement de l’information

Modalités

0 h

Les + de cette formation

Equipe pédagogique

Les experts qui animent la formation sont des spécialistes des matières abordées. Ils ont été validés par nos équipes pédagogiques tant sur le plan des connaissances métiers que sur celui de la pédagogie, et ce pour chaque cours qu’ils enseignent. Ils ont au minimum cinq à dix années d’expérience dans leur domaine et occupent ou ont occupé des postes à responsabilité en entreprise.

Accessibilité PSH

Les personnes atteintes de handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement, afin d’étudier ensemble les possibilités de suivre la formation par téléphone au 06 67 14 64 98 ou par mail.

Délai d'accès et modalités d'organisation

Délai moyen : 2 semaines. Merci d’utiliser le formulaire de contact ou nous joindre par téléphone ou mail pour l’organisation de votre formation.
Modalité(s) d’organisation :
  • Collectif sur site client ou à distance : groupe de 1 à 6 personnes, de 9h à 17h du lundi au samedi
  • Individuel sur site client ou à distance : planifiée selon vos disponibilités et celle du formateur, sessions de 2h à 3h30 du lundi 9h au samedi 12h
Déroulement

Contenu de la formation

  • JOUR 1 – Auditer sa gestion du temps et faire évoluer son organisation
    • Revisiter son organisation en intégrant les nouveaux modes de travail, de fonctionnement, de collaboration …
    • Comprendre son rapport au temps en situation et développer sa capacité à anticiper, planifier, mesurer, prioriser, déléguer.
    • Conduire ses actions en mode projet et se synchroniser aux autres.
    • Clarifier ses objectifs pour gérer sa charge de travail et éviter la procrastination et l’éparpillement.
    • Cas pratique : Comment faire évoluer son organisation et intégrer un processus d’amélioration continue Etablir sa feuille de route pour structurer son quotidien et gérer sa charge, gagner du temps et faire gagner du temps.
  • JOUR 1 – Développer des stratégies de traitement de l’information et renforcer ses compétences personnelles « soft skills »
    • Identifier et comprendre les flux d’infos : sources, canaux, traitements, mails, supports…/interne…externe.
    • Repérer rapidement l’info utile grâce à la lecture rapide.
    • Développer son esprit de synthèse pour aller à l’essentiel.
    • Tirer le meilleur parti des outils personnels et collaboratifs pour conserver, classer, suivre, tracer, diffuser, partager les informations.
    • Trucs et astuces pour favoriser sa concentration et mieux utiliser sa mémoire.
    • Cas pratique : Analyse des situations concrètes apportées par les participants afin de renforcer leur capacité à gérer un grand volume d’informations, optimiser leur rôle d’interface et leur communication opérationnelle. Carte mentale : visualiser les pratiques et les comportements à faire évoluer pour disposer d’informations fiables, claires, utiles, précises..
  • JOUR 2 – Adopter les ressorts d’une collaboration positive et développer sa flexibilité relationnelle
    • Adopter une attitude positive et devenir une personne ressource
    • Développer une communication authentique et s’affirmer positivement
    • Concilier les différences pour être plus performant en équipe, mieux interagir avec les différents profils de personnalités.
    • Garder ouverture et flexibilité en situation difficile : expliquer, écouter…
    • Augmenter son influence positive et sa capacité à coopérer, même à distance.
    • Cas pratique : Test de profil de personnalité. Echanges autour des différents profils. Mises en situations et jeux de rôle à partir de situations apportées par les participants. Expérimenter la plasticité cérébrale et les capacités d’adaptation.
  • JOUR 2 – Intégrer un processus de gestion du stress et des émotions pour « garder le cap » et rester acteur en toute circonstance
    • Comprendre le mécanisme du stress et des émotions, notamment grâce aux apports des neurosciences.
    • Savoir prendre du recul pour conserver la maîtrise des situations, la capacité à réfléchir et agir avec discernement.
    • Méthodes et outils pour résister à la pression, aux urgences, aux imprévus, faire face aux difficultés…et garder une dynamique d’équipe.
    • Cultiver sa résilience et libérer sa pensée, sa créativité, sa souplesse, son agilité.
    • Cas pratique : Expérimentation des outils et méthodes de gestion du stress et des émotions. Exercices corporels respiration, relaxation. Restructuration cognitive, visualisation pour agir sur les pensées. Posture observateur pour prendre du recul.

Méthodes & ressources pédagogiques

  • Apport de contenus théoriques.
  • Cas pratiques : analyse des situations concrètes apportées par les participants afin d’améliorer ou d’établir son propre système de traitement de l’information
  • Les brainstorming et questionnements collectifs.
  • Echanges entre les participants
  • Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
  • Tests : traitement de l’information, mode de fonctionnement
  • Exercices : lecture active (entrainement au repérage), synthèse d’informations

Suivi de l'exécution & évaluation

  • Entretien permettant l’analyse des besoins des participants et/ou questionnaire de positionnement
  • Exercices pratiques et/ou mises en situation, tout au long de la formation pour valider les compétences
  • Questionnaire de satisfaction à chaud en fin de formation, et à froid à 3 mois.
  • Questionnaire d’auto-évaluation en fin de formation
  • Feuille de présence émargée par demi-journée par les stagiaires et le formateur.
  • Certificat de réalisation de l’action de formation

Prérequis techniques

Pour les formations à distance :

  • Mac / PC
  • Connexion internet stable
  • Navigateur Web récent
  • Teams ou Zoom
  • Le logiciel enseigné installé

Pour les formations dans vos locaux :

  • Tableau blanc/paperboard
  • Vidéoprojecteur
  • 1 Mac / PC par stagiaire
  • Le logiciel enseigné installé

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