🛡️ Chez EKHOWEB, la protection de vos données personnelles est une priorité.

Dans le cadre des actions de formation que nous réalisons, nous sommes amenés à recueillir des données à caractère personnel vous concernant. Le but de cette politique est de vous informer sur les modalités selon lesquelles nous traitons ces données en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

Principes en matière de traitement des données personnelles

En application du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, les traitements de vos données personnelles effectués par EKHOWEB s’appuient sur les principes fondamentaux suivants :

• Les traitements sont licites, loyaux et transparents
• Les finalités de chaque traitement sont déterminées, explicites et légitimes
• Les données collectées sont proportionnelles à la finalité du traitement
• Les données collectées font l’objet de mesures de sécurité organisationnelles et techniques

Responsable du traitement

Les données à caractère personnel collectées font l’objet d’un traitement par la société EKHOWEB, située 2 rue d’Estouteville 50290 BREHAL, SAS au capital de 1000€ – SIRET : 88448507900013 – NAF/APE : 6201Z – RCS : 884485079 Coutances – Numéro TVA : FR73884485079.

Nature des données collectées

Par donnée à caractère personnel on entend toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, notamment par référence à des identifiants tels qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ainsi qu’à tout autre renseignement que nos clients décident de nous communiquer.

Nous collectons et traitons principalement deux types de données :

• Des données relatives à nos clients : ces données concernent principalement les interlocuteurs du département formation, de la direction des ressources humaines, de la direction achats. Les données personnelles collectées et traitées sont les nom, prénom, adresse email, fonctions, adresse postale, numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.
• Des données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle : ces données sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du stagiaire lui – même lors de l’inscription. Ces données sont : les nom, prénom, employeur, profession, adresse email et postale, numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et en lien direct avec la finalité du traitement.

La collecte des données du stagiaire auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés.

La collecte des données auprès du stagiaire lui-même répond à l’obligation légale visée au paragraphe précédent ou à l’exécution d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L 6313-1 du Code du travail.  Les données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l ’action.

Le cas échéant, et dans le cadre exclusif de l’organisation du temps de repas de la formation, EKHOWEB peut demander ou recueillir spontanément auprès des stagiaires des informations concernant d’éventuelles allergies alimentaires.

De même, en application de l’article D 5211-3 du code du travail, EKHOWEB peut collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé de la formation.

Finalités de la collecte et du traitement des données personnelles

Les données collectées font l’objet d’un traitement par EKHOWEB pour les finalités suivantes :

• Les données relatives à nos clients en charge de l’achat de prestations de formation professionnelle ont pour finalité l’exécution de l’action de formation professionnelle des salariés. Elles peuvent également avoir pour finalité la réalisation d’études marketing, de statistiques internes et peuvent être utilisées dans le cadre d’actions de prospection commerciale si la personne n’a pas opposé son refus à de telles actions.
• Les données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle ont pour finalité l’enregistrement et le traitement de la prestation de formation, à savoir : l’enregistrement des inscriptions, l’envoi des confirmations d’inscription et des documents légaux de la formation professionnelle, l’élaboration des listes d’émargement, des attestations de présence et de formation, l’émargement des stagiaires pour les formations en présentiel, la connexion aux plateformes LMS accessibles sur Internet. Ces finalités sont définies conformément aux dispositions de l’article L 6353 -9 du Code du travail.

La collecte de l’adresse e-mail communiquée par le stagiaire peut aussi avoir pour finalité l’envoi d’offres ou d’informations pertinentes. Le stagiaire a toujours la possibilité de s’opposer à ces envois en cochant la case figurant dans les notices d’information. S’il ne s’est pas opposé à l’envoi de ces offres, il bénéficie de la possibilité de se désinscrire à tout moment.

Destinataires des données personnelles

Les destinataires des données personnelles sont :

• Les services internes EKHOWEB en charge de la gestion de la formation. Seuls les personnels des services en charge du traitement des opérations liées à la gestion de la formation professionnelle ont accès aux données à caractère personnel.
• Les sous-traitants en charge d’une prestation liée à l’exécution de l’action de formation ou les partenaires EKHOWEB (prestataire d’hébergement, logiciel de gestion des formations, prestataire d’envoi de newsletters, outil CRM). Lorsqu’un traitement de données personnelles est effectué par nos partenaires ou nos sous-traitants, le traitement est effectué dans le seul but de fournir la prestation ou permettre l’accès au service. A cet effet, les prestataires et sous-traitants ne sont autorisés à collecter les informations que pour les seuls besoins de fourniture de la prestation.
• Peuvent également être destinataires de données à caractère personnel les organismes publics ou non, exclusivement pour répondre à nos obligations légales (contrôle et financement de la formation professionnelle notamment), les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les organismes chargés d’effectuer le recouvrement des créances.

Durée de conservation des données

Les données personnelles collectées et traitées par EKHOWEB pour l’exécution d’une prestation de formation sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de la formation. Elles font ensuite l’objet d’un archivage jusqu’à l’expiration de la durée de prescription légale applicable (établissement de la preuve en matière contractuelle, justificatifs à fournir en cas de contrôle des services de l’État…).

Les données collectées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Les données concernant d’éventuelles allergies alimentaires ou des situations de handicap ne sont conservées que pour la durée de l’action de formation.

Mesures de sécurité

EKHOWEB prend des mesures techniques et organisationnelles pour interdire l’accès non autorisé ou la divulgation de données :

• L’accès à nos locaux et à nos plates-formes informatiques sont sécurisés ;
• L’accès, le partage, et le transfert de données sont sécurisés ;
• Nos collaborateurs amenés à accéder aux données personnelles sont sensibilisés aux exigences de confidentialité ;

Droits

Conformément à la règlementation en vigueur, chacun dispose d’un droit d’accès et de rectification de ses données, ainsi que de celui d’en demander l’effacement, de s’opposer à leur traitement et d’en obtenir la limitation ou la portabilité dans la mesure où cela est applicable.

EKHOWEB peut adresser des offres commerciales par mail à ses clients professionnels qui ne s’y sont pas opposés lors du recueil de leurs données.

Les personnes concernées peuvent à tout moment demander à ne plus recevoir les communications relatives à nos offres, actualités et évènements en utilisant le lien hypertexte prévu à cet effet dans chaque email adressé ou directement par courrier à l’adresse suivante : Frédéric HATLAS, 2 rue d’Estouteville 50290 Bréhal ou par adresse mail à contact@ekhoweb.com.

Cookies

Notre politique en matière de cookies est décrite dans la rubrique « Mentions légales » sur le site web EKHOWEB www.ekhoweb.com

Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne ?

Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée des traitements sur les serveurs des sociétés OVH, Sellsy et Digiforma dans l’Union européenne.

Dans le cadre des outils que nous utilisons (voir article sur les destinataires concernant nos sous-traitants), vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants : ces données sont transférées dans un pays ayant été jugé comme offrant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission européenne.